Getting things done: как окончательно я стал занудой

Что такое GTD и что такое Getting Things Done. — Кто такой Дэвид Аллен и надо ли его слушать. — Какие основные принципы использует GTD. — Какие программы можно использовать для GTD.

Это был пятнадцатый день отпуска. Мы объездили уже весь Самуи, сплавали на соседние острова, искупались на всех пляжах, купили все подарки родным и близким. Оставалась еще пара дней до вылета, и я просто лежал у бассейна. Все взятые с собой книги были прочитаны, поэтому я вставил наушники в уши и перебирал список подкастов в iTunes, чтобы найти что-нибудь интересное.

Мне попался очередной подкаст о саморазвитии, личной эффективности и всем прочем, чем так увлечены люди нашего поколения. Я вполуха слушал монолог какого-то успешного-и-высокоэффективного мужика, который постоянно использовал аббревиатуру «ГТД». «ГТД то», «ГТД сё», — говорил он, как будто всем по умолчанию понятно, что это такое. Я разлепил веки и полез гуглить.

Примечание №1. Если вы и так знаете, что такое Getting Things Done, не тратьте время на чтение этого текста.

Примечание №2. Это не инструкция и не учебник. Если хочется освоить какой-то навык, лучше купить книгу или послушать какой-нибудь курс.

GTD и Дэвид Аллен

В «Википедии» есть большая статья о том, что такое GTD. И это уже показатель. Если кто-то потрудился составить о том или ином явлении обширную статью в «Википедии», значит, этот феномен как минимум достоин некоторого внимания.

Выяснилось, что аббревиатура GTD расшифровывается как Getting Things Done. Почти всюду эти три слова снабжены значком ®, потому что выражение — зарегистрированная торговая марка, на которой ее создатель Дэвид Аллен, надо полагать, зарабатывает неплохие деньги.

Этот самый Дэвид Аллен, улыбаясь, смотрит с обложки книги, которая на русском называется «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Если бы я просто увидел эту книгу на полке магазина, я бы никогда в жизни ее не купил. Выглядит как совершенно затрапезный учебник по тайм-менеджменту, обещающий легкое решение всех проблем. Да еще этот слащавый улыбчивый мужик! Видели мы всех этих новоявленных гуру.

Но, бегло пробежавшись по «Википедии», я заинтересовался и скачал книгу на «Литресе». Все-таки она вышла в 2001 году, и раз спустя пятнадцать лет о ней все еще говорят, значит, что-то в ней есть.

Книга оказалась довольно толстой (430 страниц), полной схем и очень конкретных инструкций, которые изложены в виде бесконечных списков. Это объяснимо, потому что собственно составление списков — один из основных инструментов GTD. Так что логично, что старик Аллен всю книжку построил на этом принципе. Через несколько дней, уже вернувшись в Россию, я дочитал книгу и подумал: ничего себе! Почему я не прочел ее раньше, лет десять назад?

Так что такое GTD?

Если говорить коротко, то Getting things done — это система, которая позволяет заниматься рабочими и личными делами, не испытывая постоянного чувства неудовлетворенности, неуверенности и страха, что ты что-то упускаешь. Не знаю, как вас, а меня это мучило постоянно. Чтобы я ни делал, мне казалось, что:

а). Возможно, я должен делать что-то другое;

б). Надо скорее доделать текущее дело, чтобы приступить к следующему (или просто отдохнуть);

в). Как много бы я ни работал, работы становится все больше, и это не закончится никогда (фраза моей жены «Ты уже закончил работу?» всегда вызывала у меня горькую усмешку).

г). Дел столько, что я не могу держать их все в голове и обязательно что-нибудь забуду.

При всём этом я считал себя относительно организованным человеком. Я довольно скрупулезно вел электронный календарь и гордился, что он всегда почти целиком забит какими-нибудь делами. Я знал, что такое «матрица Эйзенхауэра», понимал систему приоретизации дел и читал основные книги по организации рабочего и личного времени. И все равно постоянно чувствовал, что что-то не так.

Базовые идеи GTD, которые помогают ощутить контроль над собственной жизнью, такие:

— Не нужно хранить в голове никаких списков дел. Они должны находиться во внешней системе;

— Эта система, включающая в себя списки дел и справочную информацию, должна работать без сбоев и постоянно обновляться.

— В конкретный момент времени нужно заниматься только одним конкретным делом;

— В любом проекте всегда должно быть известно следующее конкретной физическое действие;

— Любая входящая информация должна быть помещена в реальный или виртуальный лоток «Входящие» для обработки в будущем.

— Главным инструментом являются списки.

— Списки нужно постоянно подвергать ревизии.

Чтобы было понятнее, придется рассказать о каждом пункте подробнее.

Не нужно хранить в голове списки дел

Первый пункт — про списки дел — наверное, самый важный. Аллен считает, что эта идея имеет под собой глубокую научную базу в современной психологии. Возможно, так и есть. Предполагается, что наш мозг вообще не приспособлен для того, чтобы хранить информацию о каких-то незавершенных делах. Такая информация «засоряет» нашу «оперативную память» и постоянно отвлекает, в том числе подсознательно. Иногда мы на время забываем о том, что нам нужно дописать статью/починить посудомоечную машину/забронировать отель, но потом снова вспоминаем, внутренне вздрагиваем, и обещаем себе сделать это в ближайшее время. Незаконченное дело превращается в раздражающий фактор, который вызывает подсознательное или сознательное беспокойство.

Чтобы это беспокойство не возникало, нужно перенести дело на бумагу или на любой другой внешний носитель (компьютер, смартфон, облачный сервис). Когда вы знаете, что ваше незаконченное дело записано в каком-то доступном и надежном месте, вы автоматически перестаете переживать о нем. Если вы записали вообще все свои текущие дела и задачи в такой список, мозгу становится легко и приятно, и он может сосредоточиться на одном конкретном деле.

Система хранения информации должна быть надежной

Важный момент: если вы записали «дело» на маленькую бумажку, которая тут же потерялась на вашем столе, это никак не решит проблему беспокойства. Если так случилось один раз, скорее всего, это происходит постоянно. И в результате вам все равно приходится хранить все в памяти.

Так что ваша система записи и хранения должна быть максимально надежной и удобной. Доверие к ней должно быть абсолютное — иначе мозг не сможет выбросить из памяти информацию о незавершенных делах. Некоторое время у вас уйдет на то, чтобы приучить себя к записи всей входящей информации в систему. Нужно привыкнуть к тому, что ничего не потеряется и не будет упущено. И когда постепенно это осознание приходит, вы сделаете серьезный шаг вперед.

Один момент — одно дело

Очищение памяти и сознания от «висящих» дел позволяет вам спокойно заниматься в конкретный период времени только одним делом. Думаю, что это вообще одна из самых важных вещей в жизни. Умение концентрироваться на текущей задаче и не отвлекаться ни на что другое — очень важное умение. Жалко, этому не учат в школе. Можно тренировать в себе это умение медитациями, спортом и так далее. Но главное, опять-таки, чистая «оперативная память», не забитая эхом незаконченных дел.

В одну конкретную секунду вы делаете что-то одно: пишите текст, отвечаете на электронное письмо, разговариваете с другом по телефону или читаете книгу. Вы можете быстро переключаться между делами, если нужно, но делать дела одновременно — вряд ли. По-моему, все эти разговоры про мультизадачность, про людей, которые могут одновременно писать текст и говорить с кем-то по телефону, — чушь полная. В итоге они и то, и другое делают плохо. А в наше время, когда в руках смартфон, и он постоянно отвлекает сообщениями, обновлениями и звонками, — умение концентрироваться вообще становится критически важным.

Важно знать «следующее конкретное действие»

Это конкретное дело, которым вы должны заниматься в конкретный момент, следует описать как простое физическое действие, которое вы можете сделать за относительно небольшое время. Например: «Нагуглить расписание поездов до Санкт-Петербурга». Или: «Починить дверцу шкафа в ванной». При этом неверно будет обозначить себе дело как: «Спланировать поездку в Санкт-Петербург». Это непонятная и абстрактная фраза. «Спланировать поездку в Санкт-Петербург» — это уже проект, который состоит из нескольких конкретных действий: а). Нагуглить расписание поездов; б). Заказать билеты; в). Собрать сумку — и так далее (про проекты и их планирование у Аллена есть целый раздел в книге, не буду сейчас останавливаться на этом подробнее).

Подобное конкретное действие должно быть определено для каждого вашего жизненного проекта, для каждой вашей большой и малой задачи. Если у вас есть задача написать книгу, вы должны понимать: какое следующее конкретное действие должно быть предпринято? Оно должно быть понятным, четким, не очень продолжительным по времени. Плохой пример: «Написать первую главу романа». Хороший пример: «Собрать в интернете информацию о месте действия первой главы — острове Исландия». И в нужный момент, когда приходит время делать дело, вы просто садитесь, лезете в Google и в течение часа делаете запланированное. Как считает Аллен (и тут я с ним согласен), если бы вы записали задачу просто как «Начать писать первую главу», неопределенность этой фразы подсознательно отталкивала бы вас от нее, и вам было бы гораздо сложнее приступить к работе. Другое дело, когда следующее действие описано четко и конкретно. Сесть. Погуглить. Выписать важное. Оно сразу кажется очень простым и понятным.

Штука в том, что любой самый сложный проект и процесс можно превратить в набор следующих действий. Нам можно один раз хорошенько подумать о проекте в целом, а затем думать только о каждом конкретном шаге. Периодически, раз в день, раз в неделю или раз в месяц, мы можем проводить обзор проекта и корректировать его, но собственно в момент выполнения дела, нам не надо думать ни о чем, кроме этого самого дела.

Лоток «Входящие»

Ежедневная, ежеминутная работа системы GTD в основном связана с лотком «Входящие», который может быть как реальным, так и виртуальным (а лучше всего — их сочетание). Лоток «Входящие» — это место, куда вы помещаете всю более или менее важную информацию, допущенную до вашего сознания. Это может быть блокнот, программа в смартфоне, диктофон или любой другой носитель, в который можно записывать входящие данные: задания начальства, просьбы друзей, ваши идеи, важные электронные письма, будущие напоминания и так далее.

Когда в вашей жизни возникает нечто новое и относительно значимое (как правило, это происходит несколько раз в час), вы делаете себе пометку и помещаете ее во «Входящие». Я пользуюсь приложением для телефона и компьютера, где создаю новые пометки за несколько секунд (о программном обеспечении я расскажу чуть ниже). Кому-то удобнее просто сделать пометку на маленькой квадратной бумажке и положить ее в реальный лоток для документов, стоящий на столе. Туда же можно положить входящие бумажные письма, документы, с которыми нужно поработать, рекламные проспекты и так далее.

Важно понять, что «Входящие» — это не список дел. Это просто груда информации, которую вам затем предстоит разобрать и принять по поводу каждого пункта какое-то решение.

Потом, когда у вас будет свободная минута, вы посмотрите на свою папку «Входящие» и начнете ее разбор. Каждая попавшая туда единица информации будет либо выброшена как ненужная, либо записана в справочную систему, либо выполнена тут же (если на ее выполнение уходит не больше двух минут), либо помещена в один из ваших проектов и списков, либо делегирована другому человеку. Звучит немного мудрено, но в книге Аллена есть довольно подробная диаграмма, и уже через несколько дней вы совершенно машинально начинаете сортировать всю входящую информацию по этому принципу.

Если входящая информация превращается в конкретное дело или проект, вы можете назначить ему срок исполнения, установить приоритет, обозначить связанных персон, а также установить контекст этого действия. Все это очень удобно делать с помощью системы тэгов в компьютерных программах. Например, у вас может скопиться некоторое количество дел с тэгом «Телефонный звонок». Это звонки, которые вам нужно совершить. И, когда у вас есть время, тихий кабинет и доступ к телефону (а также «телефонное» настроение, что немаловажно), вы просто открываете список «Телефонный звонок» и делаете необходимые звонки один за другим. У вас могут быть подобные списки «За компьютером», «Дома», «В самолете» и т.п., благодаря которым вы можете выбирать дела по контексту.

Некоторые по совету Аллена также добавляют к запланированным делам тэг «энергии». Кое-какие дела требуют много энергии, и их можно выполнить только утром, когда вы свежи и бодры. А некоторые дела не очень сложные, их можно отложить и на вечер, когда уже лень заниматься чем-то серьезным. (Я говорю про себя; некоторым, конечно, наоборот легче заниматься делами по вечерам).

Пример из жизни

Как работает папка «Входящие»? Приведу пример из жизни. Сегодня утром я выходил из дома и вспомнил, что закончилась питьевая вода. Я сразу сделал себе пометку «Купить воду» в смартфоне и бросил ее в папку «Входящие» в своем приложении Things (о приложении позднее). По дороге, пока я шел из дома к метро, мне пришло сообщение с просьбой подготовить отчет по статистике посещений нашего сайта за последнюю неделю. Я также сделал пометку во «Входящих». Когда я зашел за кофе по дороге и стоял в очереди, мне стало интересно, что включает в себя программа лояльности «Старбакса». Можно было бы прочитать сразу, но моя очередь уже подошла, поэтому я просто сделал очередную пометку во «Входяших».

Потом, добравшись до места работы, я сделал заранее запланированные дела и, как только появилась свободная минута, открыл свою систему планирования. В папке «Входящие» меня ждали три записки.

Купить воду надо уже сегодня, поэтому я поставлю этой задаче срок выполнения «Сегодня», и она автоматически окажется в списке сегодняшних дел. Я также поставлю тэги «По дороге» (им у меня помечены дела, которые можно сделать по дороге из дома на работу) и «Покупки». Я перемещаю тикет «Купить воду» из папки «Входящие» в «Следуюшие действия».

Сделать отчет тоже нужно поскорее. Но чтобы его подготовить, мне нужно собрать информацию из трех разных источников, а потом превратить данные в красивую презентацию. Потому я преобразую входящее задание «Сделать отчет по статистике» в проект, ставлю ему высокий приоритет и прописываю внутри него несколько дополнительных подзаданий: собрать информацию из источника A, собрать информацию из источника Б, представить их в виде презентации. Каждому из этих дел я назначаю тэги в зависимости от времени, которое они у меня займут (15 минут каждое действие) и также задаю им сроки выполнения.

Наконец, третье дело — про программу лояльности «Старбакса» — совсем простое. Мне достаточно 1-2 минут, чтобы быстренько зайти на сайт сети кофеен и прочитать про программу. Я делаю это тут же и принимаю решение: нужно завести карту «Старбакса». Я снова создаю запись во «Входящих» — и либо сразу переведу ее в список «Следующих дел» (с тэгом «По дороге»), либо сделаю это при следующем осмотре папки «Входящие».

Звучит занудно, правда? Не то слово! Черт возьми, почему нельзя просто купить воду или завести карту «Старбакса»? Зачем вся это хренотень? Но, во-первых, в течение дня у вас будут не три задания, а 33. И лучше бы у вас была какая-то система, чтобы их обрабатывать и выполнять, иначе мысли неизбежно потеряются. Во-вторых, выполнить все эти действия после некоторых тренировок куда быстрее, чем описать их (и даже прочитать о них). На это тратятся сущие секунды. В-третьих, производя все эти действия, вы превращаете свои поступки в более обдуманные и осмысленные. В конечном счете, когда вы начинаете обрабатывать ВСЕ свои дела таким образом и вводить их в удобную систему, вы приобретаете сильное ощущение контроля над своей жизнью.

Нужно регулярно проводить ревизию списков

Залог работы системы — в регулярном просмотре списков, их актуализации, добавлении нового и удалении потерявшего актуальность. Если раз в неделю вы пробегаетесь по всем своим спискам, это гарантирует, что вы ничего не упустите и не потеряете.

В некоторых приложениях (о чем речь ниже) есть даже специальная функция, которая позволяет задавать каждому делу или каждому списку автоматическое напоминание о ревизии. Таким образом, даже если в проекте не происходит активных дел, раз в неделю вы будете обращаться к нему, чтобы проверить, ничего ли не упущено. И каждый раз обязательно найдете, что скорректировать. А может быть, вам придет в голову новая идея по поводу того или иного проекта.

Раз в неделю в более или менее свободный день вы садитесь за компьютер с чашкой кофе и тратите около часа на то, чтобы просмотреть календарь на следующую неделю, изучить список следующих дел, список «Потом», список проектов, «Лист ожидания» (в этот список вносятся все дела, которые должны сделать другие люди и результаты которых вы ожидаете). Вы добавляете замечания, меняете ярлыки, чуть смещаете приоритеты — и таким образом приводите ваши списки в соответствие с жизнью. Этот час позволит сэкономить много времени, усилий и нервов в течение следующей недели.

Занудство? Занудство!

Занудство? Без сомнения. Мне кажется, начав практиковать GTD я перешел на какой-то совершенно новый уровень занудства. Но вряд ли окружающие заметили серьезные перемены: скорее, они произошли внутри меня. Я стал больше задумываться о цели того или иного своего поступка, стал внимательнее относиться ко входящей информации и превратил приложение Things в самое используемое в телефоне. Когда вы начинаете расписывать все свои дела как «проекты» и «задачи», вы невольно начинаете более разумно подходить к их планированию и принимаете более взвешенные решения.

Все это случилось примерно месяц назад. За это время я уже более или менее привык к  GTD, хотя у меня все еще есть проблемы с созданием больших проектов и грамотной приоретизацией дел (ведь мало просто расписать задания — нужно понять, в каком порядке их выполнять!). Но я точно стал чувствовать себя свободнее и получил больше контроля над жизнью. Люди, которые годами работают по системе GTD, говорят, что в будущем эти ощущения становятся еще крепче.

Конечно, я не перескажу вам тут четырехсотстраничную книгу. При своем объеме написана она почти без «воды» и лирики. Это довольно плотный текст, который не так просто целиком воспринять с первого раза — вот почему закончив книгу, я тут же открыл ее снова и начал читать второй раз (судя по отзывам в интернете, многие поступили так же). У системы GTD есть официальный сайт в России, а лицензированные преподаватели проводят разного рода корпоративные и индивидуальные семинары (мне пока достаточно книги).

Приложения для GTD

Еще одно доказательство востребованности системы GTD — количество программного обеспечения, которое создано специально для работе по этой системе. Хотя сам Дэвид Аллен говорит, что систему вполне можно организовать даже в бумажном виде, все-таки с помощью компьютера, планшета или смартфона делать это гораздо удобнее.

Знаю, что некоторые используют в качестве компьютерной GTD-системы Outlook, тот же Evernote и даже простой почтовый сервис Gmail, где можно насоздавать кучу папок и ярлыков, но мне больше нравятся специальные таск-менеджеры.

Есть как минимум пять сервисов, которые в том или ином виде используют логику GTD:

• Things для Mac и iOS
• OmniFocus для Mac и iOS
• ToDoist для разных платформ (в том числе веб);
• Wunderlist для разных платформ (в том числе веб);
• Remember the Milk для разных платформ (в том числе веб).

Наверное, есть еще какие-нибудь, но это основные. Я успел понемногу попробовать их все. Мой фаворит — Things, который мне нравится сочетанием элегантного дизайна и удобного интерфейса. У него есть и минусы — в проектах нельзя создавать цепочки дел (когда выполнение следующего возможно после окончания предыдущего), нельзя создавать отдельные списки, нет синхронизации с календарем. Кроме того, у Things нет бесплатной версии, а платная стоит около полутора тысяч рублей.

Я попробовал и OmniFocus — он гораздо сложнее и, наверное, для кого-то будет куда более удобным инструментом, особенно в сочетании с другим софтом Omni Group (у них есть приложения для ведения проектов, построения mind maps и т.п. — все довольно дорогие). ToDoist мне понравился наличием игрового элемента (там можно зарабатывать очки за выполненные дела, и это такой шаг в сторону модной нынче геймификации жизни). Wunderlist и Remember the Milk — тоже отличные сервисы, особенно хорошие своей мультиплатформенностью и базовой бесплатностью. Wunderlist, если я правильно понял, удобен для командной работы — там есть функционал по составлению совместных списков и делегированию.

Разумеется, все эти сервисы умеют синхронизироваться через облако в разных устройствах, чтобы помещая что-то в папку «Входящие» на своем смартфоне, вы потом могли обнаружить эту пометку на компьютере или планшете.

В принципе, все эти программы можно использовать и не читая книгу про GTD, но, мне кажется, в этом случае они превратятся в обычные списки дел с галочками, которые мы иногда составляем на бумажке. Чтобы система была по-настоящему полезной, лучше прочитать книгу.

Интерфейс полюбившейся мне Things выглядит примерно так:

Слева видны основные списки: «Сегодня» (дела со сроком выполнения «Сегодня»), «Следующие» (следующие конкретные дела, которые надо выполнить как можно скорее), «Планы» (дела, запланированные на конкретный день), «Потом» (это очень удобный список, в который можно «складывать» разного рода идеи и проекты, которые вы не собираетесь реализовать в ближайшее время, но хотели бы когда-нибудь вернуться к ним: например, выучить итальянский) и «Проекты» — это все дела, в которых есть более чем одно действие. Таким образом, «Проектом» становится и относительно простая задача «Поменять лампочки в доме» (Составить список нужных ламп => Купить лампочки => Поменять лампочки), так и более сложный план «Провести краудфандинговую компанию для сайта» (в котором десятки небольших заданий).

Внизу есть раздел «Области» — это сферы вашей ответственности, в которые можно объединять дела и проекты. Они удобны для периодического аудита и для поддержания баланса между разными сферами жизни.

Сколько «должно быть» проектов и текущих задач — сказать трудно. Кое-кто говорит, что несколько десятков, но меня такое количество всегда пугает, поэтому я предпочитаю хранить большую часть проектов и дел в папке «Потом», а в активном статусе держать только относительно небольшое количество дел. С другой стороны, я только начинающий пользователь системы, может быть, потом она перестроится.

Что в итоге?

Наверное, GTD подойдет не всем. Некоторые привыкли жить в состоянии легкого хаоса, и я тоже люблю неожиданности — но предпочитаю, чтобы все-таки в целом они укладывались в моей жизненный сценарий. Можно запланировать возможности для неожиданностей: поехать в отпуск, в котором не будет построено никаких планов, просто пойти гулять «куда глаза глядят» в выходной день или выбрать случайную книгу в книжном магазине (ух, да я прямо Индиана Джонс, правда?).

Мне кажется, для многих организаций и коллективов работа по стандартам GTD принесла бы существенные изменения. Тем более, что на самом деле Дэвид Аллен не предлагает ничего новаторского: он просто упорядочивает более или менее традиционные управленческие практики. А новые цифровые технологии позволяют использовать их с некоторой элегантностью и даже удовольствием. Поверьте, ставить галочки выполненных дел очень приятно!

Если у вас есть проблемы вроде тех, что я описал в начале, — потратьте пару свободных вечеров на книгу Аллена (она стоит 600-700 рублей). Если вы счастливый человек, который и без того доволен своей жизнью, все успевает и ни о чем не переживает — забудьте все, о чем я только что рассказал. У вас и так все отлично.

Что еще можно прочитать про GTD?

Интервью с Алленом на Lifehacker.Ru

Короткий рассказ о многолетнем опыте GTD (весьма субъективно)

Английский сайт Аллена

Введение в GTD на Habrahabr.com